文档管理系统及其方法 【技术领域】
本发明涉及一种计算机网络技术，特别涉及一种具有管理机制的文档管理系统及其方法。
背景技术
由于在目前项目管理的网络应用中，由于牵涉的人员极广，且每一项目的执行人员都需根据项目内容建立许多的电子文档，例如以应用文书软件建立项目的文本档案或以应用演示文稿软件建立演示文稿档案；当建立电子档案后，再在线传至相关的项目负责或管理人员。由于每一项目所牵涉的人员极多，且档案的建立分散于各处，因此文档的管理极为困难；且若项目数目若一增加，更易因人为疏失进而造成档案的遗失及混乱，造成管理效率低落。
【发明内容】
鉴于以上所述现有技术的缺点，本发明的主要目的便是在于提供一种可便于项目管理人员的进行项目文档管理作业的文档管理系统及方法。
本发明另一目的在于提供一种降低人为疏失地文档管理系统及方法。
本发明又一目的在于提供一种可实时及快速查询的文档管理系统及其方法。
根据上述主要目的，本发明的文档管理系统系建置于网络系统其网络伺服主机的项目系统中，该网络系统并与多个终端设备相连，以供使用者使用，该文档管理系统包括有：一用以储存有关项目资料、文档信息资料与使用者身份识别码及其相对应的使用权限等资料的数据库伺服系统；一用以依据使用者透过该终端设备所输入的识别码以判断出相对使用权限的身分识别模块；一可供使用者在线进行一项目其文档的查询及上传程序的文档查询及上传模块；一用以依据使用者所输入的查询条件以检索出对应该查询条件且符合使用者权限的相关文档资料的文档检索模块；以及一可供签入的使用者进行一旧文档的信息资料编辑及新增文档的信息资料输入的作业的文档新增及编辑模块。
根据上述系统架构，本发明的方法是通过一文档管理系统来实现的，首先，使用者于一网络终端设备输入一识别码，并经该身分识别模块自该数据库伺服系统检索相对应的使用权限，以登入系统后，即可藉由该文档上传及查询模块进行一项目的文档上传或文档查询作业；当使用者选择输入查询的操作指令时，即可依据使用者所输入的查询条件以自该数据库伺服系统中检索出对应该查询条件且符合使用者权限的相关文档资料；当使用者选择输入上传的操作指令时，该文档管理系统即连结至该文档新增及编辑模块以供使用者选择一新增文档功能或编辑文档功能，并输入对应的文档信息资料；最后，完成上传，系统即将该文档信息资料储存至数据库伺服系统中。
因此，根据本发明的文档管理系统及方法，将散落于网络各处的项目相关文档利用本系统及方法有效的管理，使文档的查询与上传更有效率，且不会因日后查询调阅一文档而大费周章，使文档管理更形完备。
【附图说明】
图1为本发明文档管理系统一较佳实施例的基本系统架构；
图2为本发明文档管理系统中的项目网页画面示意图；
图3为本发明文档管理系统中其文档资料查询网页画面示意图；
图4为本发明文档管理系统中其文档资料显示的网页画面示意图；
图5为本发明文档管理系统其编辑文档信息网页画面示意图；
图6为本发明文档管理系统其新增文档信息网页画面示意图；以及
图7为本发明文档管理系统的流程示意图。
【具体实施方式】
以下即配合附图，详细揭示说明本发明的文档管理系统及方法的较佳实施例。
如图1所示，本发明的文档管理系统1建置于与一网络系统2相连的网络伺服主机3中，该网络系统2并与多个例如个人计算机或笔记型计算机的终端设备4相连接，以供使用者可藉由Microsoft InternetExplorer或Netscape Navigator的浏览器浏览，该文档管理系统1包括有一数据库伺服系统10、一身分识别模块11、一文档查询及上传模块12、一文档检索模块13、以及一文档新增及编辑模块14等基本构件。
该数据库伺服系统10系用以储存有文档信息相关资料、使用者身份识别码及其相对应的使用权限等资料。
该身分识别模块11，系用以依据使用者透过该终端设备4所输入的识别码，以自该数据库伺服系统10中检索出相对应的使用权限，并依所检索出的使用权限输出一信号至该终端设备4，由该终端设备4据之生成对应的操作网页画面供使用者进行操作。于本实施例中，该识别码至少包括与该使用者名称相对应的帐号及密码。再者，文档资料于使用者进行检索浏览或新增编辑时，该身分识别模块得以因应不同的使用者给予不同的使用权限，要言之，一般员工仅能够检索浏览与自己本身职权或工作内容相符的档案，相较之下，职务等级愈高的主管阶级人员，其得以进行检索浏览的档案范围即愈广泛。
该文档查询及上传模块12系用以将经由该身分识别模块11所依据使用者透过该终端设备4所输入的识别码，自该数据库伺服系统10中检索出相对应的使用权限，并依所检索出的使用权限输出一信号至该终端设备4，以由该终端设备4据之生成对应的操作网页画面供使用者进行操作，以提供一如图2所示的文档信息网页画面100至使用者终端设备4的浏览器上，其中即以在线方式显示出目前项目的项目相关信息。若签入的使用者有意查询或上传任何项目中的文档，即可点选网页中任一项目的字段，再点选查询或新增的功能键，即可进行此项目的文档查询或进行文档上传的作业。
该文档检索模块13可对欲进行文档查询的使用者提供一例如图3的文档查询网页200，并用以依据使用者透过该终端设备4所输入的检索条件，自该数据库伺服系统10中检索出对应该检索条件且符合使用者使用权限的相关文档资料，以将该文档资料透过该网络系统2显示于该终端设备4的浏览器网页画面上。
该文档新增及编辑模块14可对欲上传的使用者提供一例如图4选定项目的文档资料网页300，其中即以在线方式显示出该选定项目的文档信息，以供签入的使用者编辑或新增任何文档。
当签入的使用者要编辑文档时，即可点选网页中任一文档的字段，再点选网页中编辑的功能键，即会出现例如图5的编辑文档信息网页301，可供使用者输入文档中包括上传方式、名称、型态、备注、是否公开、标题、作者、摘要、关键词的相关资料至对应的字段中。
当签入的使用者其预备上传的文档为一新增的文档时，即可点选新增文档的功能键，即会出现例如图6的新增文档信息网页302，可供使用者输入文档中包括上传方式、名称、型态、序号、备注、是否公开、标题、作者、摘要、关键词的相关资料至对应的字段中。
值得一提的是，上述各网页画面的显示方式仅为本发明的一种实施范例，其中所显示的信息格式仅为一种参考性的设计选择。
图7为本发明文档管理方法的流程示意图，此方法是通过一文档管理系统来实现的；首先进行步骤S1，当一使用者(例如项目负责人或项目执行人员)欲进行一文档管理作业时，首先即可藉由一例如个人计算机或笔记本型计算机的终端设备4输入一识别码以透过网络系统2连结至网络服务器中的文档管理系统1，接着进行步骤S2。
在步骤S2中，令该身分识别模块依据使用者透过该终端设备4所输入的识别码，自该数据库伺服系统10中检索有无对应该识别码的使用权限。若有，则进行步骤S3；若无，则结束步骤。
在步骤S3中，于使用者透过网络系统2连结该文档管理系统1时，该文档查询及上传模块即会提供例如图2所示的项目网页100于终端设备的浏览器上，以供使用者藉该终端设备4输入所欲执行的操作指令，接着依照使用者输入的指令进行步骤S4或步骤S6。
在步骤S4中，该文档检索模块依据使用者输入查询指令，生成一例如图3的文档查询网页200，提供使用者透过该终端设备4输入欲进行查询的文档资料相关检索条件，接着进行步骤S5。
在步骤S5中，该文档检索模块13依据使用者透过该终端设备4所输入的检索条件，自该数据库伺服系统10中检索出对应该检索条件且符合使用者使用权限的相关文档资料，以将该文档资料透过该网络系统2显示于该终端设备4的浏览器网页画面上。
在步骤S6中，当该使用者选择上传文档功能后，系统即会连结至文档新增及编辑模块以提供一例如图4的文档资料网页300至该使用者的浏览器上，使用者即可根据欲上传文档选择新增文档或选择编辑旧文档功能，接着进行步骤S7或S8。
在步骤S7中，若使用者欲上传的文档为新增文档，使用者可点选文档资料网页上的新增功能键，系统即会提供例如图5的文档信息网页301，可供使用者输入文档中包括上传方式、名称、型态、序号、备注、是否公开、标题、作者、摘要、关键词的相关资料，接着进行步骤S8。
在步骤S8中，若使用者欲上传的文档为旧文档，使用者可点选文档资料网页上的编辑功能键，系统即会提供例如图6的文档信息网页302，可供使用者输入文档中包括上传方式、名称、型态、序号、备注、是否公开、标题、作者、摘要、关键词的相关资料，接着进行步骤S9。
在步骤S9中，当将文档信息输入完毕后，使用者即可点选网页上的完成功能键，文档即可经该网络系统2上传，同时将文档信息资料、项目与文档对应资料及文档作者资料储存至数据库伺服系统中。
综而言之，本发明提供了一种文档管理系统及其方法，相较于现有技术，由于本发明采用计算机信息技术，将散落于网络各处的项目相关文档资料利用本系统及方法作有效的控管，使项目文档的管理更有效率，且不会因找寻一文档而大费周章，使项目文档管理更形完备。
以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并非用以限定本发明的实质技术内容的范围，例如，图2至图6所示的网页画面仅为一实施范例，也可以其它字段或格式呈现。本发明的实质技术内容广义地定义于权利要求中。任何他人所完成的技术实体或方法，若是与权利要求所定义者为完全相同、或是为一种等效的变更，均将被视为涵盖于此权利要求划定的保护范围之中。